استراتژی های تاثیر گذار در جلسه

استراتژی های تاثیر گذار در جلسه: هفت نکته برای هدایت یک جلسه ی موثر و مفید

اینکه جلسات ضروری اند واضح است  ، اما جلسات ممکن است از نظر بعضی ها وقت هدرکننده  نیز به نظر بیایند . افراد  را باید  رو در رو کنید تا در رابطه با مشکلاتی که انها را تحت فشار قرار داده است یا پروژه ها و برنامه ها بحث و گفت و گو کنند اما گاهی افراد انقدر وقت در جلسات صرف میکنند که نمیتوانند کار خود را به اتمام برسانند, خود این موضوع که شما بیاموزید که  چگونه یک جلسه را هدایت کنید که کارمندان شما  خسته نشوند  یک امر است که به همان اندازه نیز مهم است که شما جلسه ای را که هم کاربردی باشد هم موثر برگزار کنید .

در یک استارت آپ جایی که هم محدودیت کارمند وجود دارد وهم زمان مهم است حائز اهمیت است که جلسات حدالامکان کاربردی باشند. در اینجا به هفت نکته برای اطمینان حاصل کردن از اینکه جلسات شما ارزش زمانی که اختصاص میدهید را دارند یا نه اشاره میکنیم .

 

 

استراتژی های تاثیر گذار جلسات

1.دستور جلسات نشست را به خوبی برنامه ریزی کنید.

 

اکثر استراتژی های تاثیر گذار جلسات برروی برنامه ریزی و جزیی نویسی و ریز شدن دستور جلسات تمرکز دارند. اینکه از وقت ارزشمند هر شرکت کننده بصورت کاربردی و حساب شده استفاده شود خیلی  مهم است . چرا که نه  فقط کارمندان بلکه افرادی از کمپانی های دیگر و مشاورین نیز بر اساس ساعت ، کسب درامد میکنند پس بهتر است هیچ قسمت از آن وقت هدر نرود. بهترین راه برای کاربردی کردن یک جلسه این است که به صورت دقیق و ریز دستور جلسات برنامه ریزی شوند و زمان به تناسب  وبه صورت پیشاپیش منحصرا برای همه اعضا  توزیع شود. اینکه  چه کسی حضور حاصل خواهد کرد و راجع به چه مباحثی صحبت خواهد شد به جزییات در نظر باشد .از مضمون دستور  جلسه خارج نشوید ولی  اگر موضوع مرتبطی هست که نیاز به مطرح شدن دارد مکث نکنید .گاهی اوقات جلسات مشکلات و موانعی را باز گشایی میکنند که از قبل پیش بینی  نشده اند که راجع به انها صحبت شود.

 

 

2.آیا واقعا به جلسات هفتگی مرسوم نیاز دارید؟

خیلی از استارت اپ ها فکر میکنند که  یکی از موثر ترین راه های پیشرفت حذف کردن جلسات غیر ضروری است ، برای اینکه حضار را وادار میکند در زمان کمتر بیشتر صحبت وتعامل کنند. خیلی از تیم ها جلسات هفتگی ای  که اکثرا اول هفته هستند برگزار میکنند در حین اینکه برای یک تیم کوچک استارتاپی این موضوع مناسبی است اما  دقیقا این زمانی است  که افراد کمی گیج هستند و نمیتوانند بهترین خروجی خود را داشته باشند و جلسه ی هفتگی پروژه میتواند خیلی غیر کاربردی باشد.همه لزوما حرفی برای گفتن ندارند وممکن است  شما از این سر میز به ان سر میز بروید و از افراد بروزرسانی و وضعیت رو سوال کنید و متوجه شوید که وضعیت با هفته قبل هیچ تفاوتی نکرده بخشی از ان هم به خاطر اینکه افراد هنوز وقت نداشته اند تا با بقیه چک کنند که چه کاری انجام شده است.به این بیاندیشید که چقدر نشست هفتگی مفید است؟ ایا باید حذف شود و یا همه افراد یک تیم را اگر به اطلاعات انها نیازی نیست در جلسه حاضر نکنیم.

 

 

 

3.حواستان به ساعت باشد

 

 وقتی زمان ساختن و اجرای استراتژی جلسات سازنده در محل کار میشود هیچ چیز تخریب کننده تر از هدر دادن زمان نیست. زمان های مشخص برای شروع جلسات را تعیین کنید. و مطمئن شوید همه ی شرکت کننده ها پنج دقیقه زودتر حضور دارند که به انها این اجازه را میدهد تا گفتکو و گپ و گفتی داشته باشند که برای ارتباط جمعی و نزدیکی با یکدیگر مناسب است اما به موقع شروع کنید.قدمها و مراحل جلسه را در سر جای خود ادا کنید و به موقع نیز خاتمه دهید. اگر یک جلسه یک ساعته برنامه ریزی کردید سر یک ساعت خاتمه دهید ولی اگر مشکلاتی هست که زمان بیشتری میخواهد به انها جداگانه بپردازید اکثرا به تمامی شرکت کننده ها برای بررسی همه  مشکلات نیاز نمیشود.

  

  1. جلسه ی ارائه ی ایستاده برگزار کنید(stand -up meeting)

یکی دیگر از استراتژی ها برای اطمینان حاصل کردن از یک جلسه ی مفید و کاربردی اجرا کردن stand-up meeting در زمان مورد نیاز است. بعضی جلسات ضروری هستنند و میتوانند زمان زیادی بگیرند اما برای اکثر جلسات هدف چک کردن و به روز نگه داشتن افراد کلیدی پروژه است.در نظر داشته باشید جلسات stand-up  را کوتاه تر برگزار کنید, افراد بیشتر علاقه دارند تا به اصل موضوع برسند و این موضوع انها را بر روی پایشان نگه میدارد که خود نکته ی خوبی است .به موازات آنکه دسته ای زیاد میشینند و دسته ای ممکن است حس خوبی نداشته باشند که طولانی مدت بایستند پس جلسات را کوتاه برگزار کنید.یکی از نکات منفی این است که امکان نکته برداری و یادداشت نیست پس stand up meeting  برای گرفتن اپدیت مناسب تر از جلسات برنامه ریزی پروژه است.

  

5.زمان مناسب برای جلسه را بیابید.

  یکی از موضوعات بیش از حد بررسی شده و همچنان از استراتژی های مهم دانستن این است که چه زمانی از روز مناسب ترین زمان برای برگزاری جلسه میباشد. فاکتور های هستند که در گرفتن چنین تصمیمی  نقش دارند اما جلسات متفاوت در زمان های متفاوتی باید برگزار شوند. بعضی جلسات کوتاه برای صبح مناسبند که افراد بتوانند در رابطه با موارد مطرح شده در طول روز اقداماتی انجام دهند و همینطور افراد در ان زمان از روز هوشیار ترند و میتوانند بیشتر پر حرف باشند و تعامل کنند و از جهتی دیگر برگزاری جلسه بعد از زمان ناهار میتواند مناسب نباشد افراد به علت هضم غذایشان کرخت تر میشوند و کمتر انعطاف خواهند داشت و الهام خواهند گرفت.همینطور دیر وقت هم مناسب نیست چون افراد خسته اند خصوصا اگر بعضی از انها از راه دور و سفر خود را رسانده باشند..با تیمتان مشورت کنید و مناسب ترین زمان را برای انها بیابید که همه احساس بهتری داشته باشند و در بهترین حالت خود باشند.

 

کسی را داشته باشید که نت برداری کند و دستور جلسات را بگرداند

 

ممکن است این خیلی بدیهی به نظر برسد اما صورت جلسات و داشتن کسی که انها را ثبت کند یکی از عنصر های اساسی ویکی از مهمترین استراتژی های یک جلسه میباشد.مهمترین تصمیمات در جلسات گرفته میشوند،  ضروری است که تمامی افراد و تیمشان اطلاعاتشان با هم هماهنگ باشد, به جای اینکه هر کس اطلاعات شخصی خود را برداشت و ثبت کند که فقط لزوما مرتبط به حوزه ی مسئولیت خود شخص میشود شخصی را داشته باشید که نکته برداری با تمام جزییات  را انجام دهد و دستور جلسات را بگرداند این موضوع باعث میشود که اطمینان حاصل شود هیچکس از انچه در جلسه گفته شده سو برداشت نکند و همینطور هر تصمیم مهمی در خصوص اقدامات  گرفته شده ثبت میشود.

 

  7.اتاق جلسه را تهویه سازی کنید

 این معمولا موضوعی است که افراد در موقع تفکر به استراتژی سازی یک جلسه و کاربردی سازی ومفید کردن جلسه به آن فکر نمیکنند اما قطعا منطقی است که جریان هوای مناسب تاثیر بسزایی دارد.وقتی افراد در یک اتاق جلسه بسته هستند به هوای تمیز احتیاج دارند.یک مطالعه که توسط دانشگاه هاروارد صورت گرفته نشان داده است که پس از سپری دو ساعت در جلسه میزان دی اکسید کربن  در هوا به اندازه ای است که حواس شناختی و درک ، افت و توان تصمیم گیری نیز مختل میشود.اطمینان حاصل کنید که گردش و تهویه هوای مناسب وجود دارد و اگر امکان دارد پنجره ها را نیز باز کنید. میتواند جذاب باشد اگر یک سننسور دی اکسید کربن کوچک نیز نصب کنید و پایش کنید که چقدر سطح آن در اتاق بالا میرود و اگر بالا تر از 1000ppm رفت زمان هواخوری است.

 

ارسال پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد. فیلدهای مورد نیاز با * مشخص شده اند.پر کردن این فیلد ضروری است *